Главная страница
Навигация по странице:

  • РЕФЕРАТ по дисциплине «Профессиональные компьютерные программы» ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

  • Выполнил

  • ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. Реферат по дисциплине Профессиональные компьютерные программы


    Скачать 45.13 Kb.
    НазваниеРеферат по дисциплине Профессиональные компьютерные программы
    АнкорЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
    Дата13.02.2020
    Размер45.13 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаreferat_Yapryntseva_K_S (1).docx
    ТипРеферат
    #108360

    Подборка по базе: Презентация по дисциплине «Философия».ppt, Тестовый материал по дисциплине Маркетинг.docx, 01 - ТерСтом - оформление реферата (1).pdf, атеросклероз реферат.docx, земпроект реферат.docx, Титульный лист для реферата.doc, Никита реферат.pdf, СЗБ17П. Попова Ю.А. Реферат.docx, Образец реферата.docx, Государственная деятельность Ивана III РЕФЕРАТ.docx

    Министерство образования и науки Российской Федерации

    Стерлитамакский филиал

    федерального государственного бюджетного

    образовательного учреждения

    высшего образования

    «Башкирский государственный университет»
    Экономический факультет

    Кафедра бухгалтерского учета и аудита

    РЕФЕРАТ

    по дисциплине «Профессиональные компьютерные программы»

    ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ





    Выполнил: студент 4 курса

    экономического факультета

    заочной формы обучения

    группа ZБУАА41

    Япрынцева Карина Сергеевна
    Проверил:

    кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита

    Садыкова Л.Г.


    СТЕРЛИТАМАК–2019

    СОДЕРЖАНИЕ


    ВВЕДЕНИЕ 3

    1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 4

    1.1. Документооборот в мире безбумажных технологий 4

    1.2. Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием 5

    1.4. Корпоративный электронный архив 13

    1.5. Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства. 15

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19

    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 21



    ВВЕДЕНИЕ


    Основной целью данной контрольной работы является раскрытие понятия «системы электронного документооборота». Основой этой системы является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

    Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

    С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

    1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

    1.1. Документооборот в мире безбумажных технологий


    Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

    Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

    Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;

    Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

    Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

    Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

    1.2. Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием


    Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток. Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

    Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

    В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

    Рис. 1 Классификация форм и потока информации в документообороте

    Форма

    документа

    Документопоток

    входящей информации

    внутренних документов

    исходящей

    информации

    Электрон - ные документы

    Сообщения электронной почты

    Факсимильная информация

    Сообщения в корпоративной сети

    Факсы

    Ответы и письма по электронной почте

    Факсимильная информация

    Бумажные документы

    Письма

    Договоры и контракты

    Законодательные акты

    Нормативные документы

    Периодические издания

    Книги

    Реклама

    Анкеты

    Приказы

    Инструкции.

    Отчеты

    Служебные записки

    Командировочные документы

    Бухгалтерские документы

    Письма

    Договоры и контракты

    Пресс – релизы

    Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

    Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

    Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

    Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

    Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.

    Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

    1.3. Системы управления электронным документооборотом

    Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

    • интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;

    • повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

    • уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

    • уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

    • интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

    • создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

    СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

    СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

    • процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

    • процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

    управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

    • Объектом автоматизации являются процессы:

    • создание документов;

    • подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;

    • работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

    Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

    СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик,параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

    Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).

    Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

    Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

    • оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);

    • оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

    • передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

    • реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

    • хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

    • адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

    • поиска и извлечения документов из электронного архива;

    • вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;

    • связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

    Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

    • проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

    потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

    Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

    • создание электронных документов средствами подсистемы;

    • ведение версий (редакций) документов и их авторства;

    • защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

    • электронное визирование документов (электронная подпись);

    • связывание документов в логические группы;

    • организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;

    • допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

    • протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

    • управление маршрутами движения документов;

    • контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

    • передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

    Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

    • средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

    • средства для создания электронных документов;

    • средства для организации и работы с электронным архивом;

    • технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

    • технологические средства, ориентированные на управление документами;

    • инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

    Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

    Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.

    Рассмотрим организационно – функциональные особенности основных подсистем, ориентируясь на решения и предложения фирмы «Интеллектуальные технологии» (Cognitive Technologies) – одного из лидеров на российском рынке по технологиям создания СУЭД и распознавания образов.

    1.4. Корпоративный электронный архив


    Функциональные возможности подсистемы «Электронный архив», предлагаемой фирмой «Интеллектуальные технологии», соответствуют приведенным выше требованиям. Рассматриваемое решение выполнено в архитектуре «клиент - сервер» и ориентировано на использование оборудования, изготовленного согласно промышленным стандартам. Решение масштабируемом и предполагает простую адаптацию к требованиям как по быстродействию, так и по количеству рабочих мест для ввода и поиска документов. Оно не накладывает никаких ограничений на формат документов, предусматривает обработку разнородных документов, хранение в одном архиве информации различного типа (например, технической документации, финансовых отчетов, документов и т.д.).

    Основные преимущества предлагаемого решения заключаются в полной автоматизации следующих операций:

    • получение электронного образа документа (сканирование);

    • распознавание текста изображения документа (OCR - распознавание);

    • морфологического анализа (нормализация) текста документа;

    • полнотекстового индексирования текстовой информации в документе;

    • классификации, аннотирования и создания регистрационной карточки документа;

    • поиска и выборки электронного образа документа по значению его регистрационных атрибутов либо по текстовому содержанию.

    • Участие оператора требуется только на этапах формирования атрибутов и получения текста документа при использовании OCR – распознавания, если требуется редакторская правка распознанного текста. Выбор операций для конкретной реализации системы зависит от технологической цепочки при работе с разными типами документов.

    • Предлагаемая система предоставляет также дополнительные возможности:

    • разграничение доступа пользователей к документам на основе механизма привилегий;

    • ручное задание атрибутов документа в процессе его регистрации в системе.

    В качестве программного обеспечения сервера баз данных можно использовать сервер баз данных ORACLE7 SERVER фирмы oracle или другие типы развитых СУБД. Продукты этой фирмы вместе с услугами по техническому обслуживанию, обучению, консультированию и системной интеграции являются основой интегрированной, открытой, переносимой среды разработки приложений. Реализуя подход к проектированию на основе визульного моделирования объектов и автоматизируя все этапы жизни приложения, эти средства обеспечивают высокую производительность разработчиков и создание приложений в архитектуре «клиент - сервер”».

    Сервер приложений подсистемы «Электронный архив» реализует выполнение основных функций, перечисленных выше при рассмотрении требований к системе, включая разграничение доступа и защиту информации от несанкционированного доступа.На каждый документ в электронном архиве заполняется регистрационная карточка. Набор атрибутов в карточке для различных типов документов может различаться. Документ хранится в базе данных в виде совокупности своих представлений, например графического образа и текстового представления. Графический образ может быть получен в результате сканирования исходного документа в виде файла в одном из стандартных графических форматов. Текстовое представление может быть получено в результате распознавания текста отсканированного документа.

    Подсистема доступа реализована в виде ПО для поиска, просмотра, выборки и печати документов из архива. Поиск можно выполнять как по тексту, имеющемуся на документе, так и по значению регистрационных атрибутов.

    Выбор платформы во многом определяется требованиями к производительности системы. В настоящее время широкое применение получили многопроцессорные платформы с наращиваемой производительностью (за счет увеличения количества процессоров) с использованием операционных систем UNIX или Windows NT, которые поддерживают многопроцессорную архитектуру.

    1.5. Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства.


    Информационно – поисковые технологии представлены в рассматриваемом комплексе подсистемой поиска и воспроизведения. В системе предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование

    Индексирование документов означает:

    • реквизитную индексацию;

    • ручное управление структурами хранения документов;

    • настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве;

    • автоматическую полнотекстовую индексацию документов;

    • автоматическое распознавание формата файла электронного документа;

    • индексацию текста документа сразу при его вводе;

    • морфологический анализ индексируемых текстов для приведения помещаемых в индекс слов к канонической форме (нормализация текста в индексе);

    • наличие стоп – словарей при полнотекстовой индексации и обеспечение их настройки;

    • выделение из текста сложных (составных) терминов и понятий;

    • поддержку и настройку словарей и тезауруса;

    • технологию реквизитной разметки документов;

    • настройку набора реквизитов;

    • возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический);

    • интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов.

    Хранение документов включает в себя возможность:

    • работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт – дисков для хранения больших объемов информации;

    • управление внешними носителями;

    • хранение электронных документов произвольного формата, аннотированных текстов, по которым производится поиск;

    • хранения в системе для каждой страницы как исходного изображения, так и распознанного текста.

    Поиск предусматривает:

    • наличие стандартного языка запросов к БД;

    • реквизитный поиск документов;

    • полнотекстовый поиск, точность поиска;

    • поиск по именам документов и аннотациям;

    • формирование сложных запросов с использованием логических операций;

    • контекстный поиск и меру близости слов при поиске;

    • адекватность результата поиска запросу;

    • морфологический анализ при построении запроса;

    • возможность работы с системой удаленных пользователей.

    Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

    Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из – за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей. Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем случае он, как правило, является результатом использования OCR – технологий.

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ


    Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов

    Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ


    1. Распределительная система управления документами эпохи WEB – технологий 2001г

    2. Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив Кобелькова Л.А. Отеч. архив. – 2004 г. – Рус.

    3. Интернет – документ как объект архивного хранения. Боброва Е.В. Инф. бюл. Ассоц. «История и компьютер». 2000 Рус.

    4. Электронные документы и архивы: теория и практика Юмин И.Ф. Оте. арх. – 2005г.

    5. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 2003г.

    6. Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб. и др.: БХВ, 2005г.

    7. Гражданско – правовое регулирование банковской деятельности: Учеб. пособие В. А. Белов 2006г.

    8. Системы управления и информационные технологии: Межвузов. сб. науч. тр.Воронеж. Гос. техн. ун – т; Науч. ред. С. Л. Подвальные. – Воронеж: Из-во Воронеж Гос. техн. ун – т., 2006г.


    написать администратору сайта