Главная страница
Навигация по странице:

  • Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

  • Делопроизводство

  • Документационное обеспечение (управления), ДОУ

  • Электронный документ

  • Носитель (документированной) информации

  • Реквизит документа

  • Подпись

  • Текст документа

  • Электронный документооборот

  • Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)

  • Миграция (электронных документов)

  • Регистрация документа

  • К внутренним документам

  • Основные цели и задачи ОСЭД. Лк1_Основные цели и задачи электронного документооборота. Основные цели и задачи электронного документооборота


    Скачать 98.51 Kb.
    НазваниеОсновные цели и задачи электронного документооборота
    АнкорОсновные цели и задачи ОСЭД
    Дата17.01.2022
    Размер98.51 Kb.
    Формат файлаpptx
    Имя файлаЛк1_Основные цели и задачи электронного документооборота.pptx
    ТипЛекция
    #334028

    С этим файлом связано 1 файл(ов). Среди них: гель.docx.
    Показать все связанные файлы
    Подборка по базе: Две задачи 5.docx, вопросы задачи.docx, Практические задачи.docx, 2 задачи.docx, № 1 БЖД основные понятия 11.01.21.pdf, Тест и задачи.docx, ПР 2 задачи решение.doc, 1. Основные гипотезы происхождения земли..docx, Классы точности средств измерений и их использование при оценке , Ответы на задачи молекулярно- генетические методы.docx

    Основные цели и задачи электронного документооборота

    Лекции 1, 2

    Лекция 1. Предмет, содержание, задачи дисциплины. Понятие «электронный документ» в информационной системе организации


    Цели и задачи предмета.
    Понятие электронного документа.

    Цель изучения МДК.02.03 «Организация и сопровождение электронного документооборота»:


    формирование компетентности в области обработки и защиты конфиденциальных документов, совершенствовании технологии защищенного документооборота в условиях применения разнообразных типов носителей документированной информации, а также различных средств, способов и систем обработки и хранения конфиденциальной информации

    Задачи:


    изучение правовых основ защиты информации;
    изучение принципов, методов и технологии конфиденциального документооборота, в том числе и электронного;
    изучение научных, прикладных и методических аспектов организации технологии защиты и обработки конфиденциальных документов в условиях угроз информационной безопасности.

    1) иметь практический опыт:


    ведения учета и оформления бумажных и машинных носителей конфиденциальной информации;
    работы с информационными системами электронного документооборота.

    2) уметь:


    использовать в профессиональной деятельности законодательные и нормативные правовые акты, методические документы по защите информации;
    разрабатывать нормативные акты и методические материалы по регламентации системы организационной защиты информации;
    документировать ход и результаты служебного расследования;
    определять состав документируемой информации;
    подготавливать, издавать и учитывать документы;
    составлять номенклатуру конфиденциальных дел;
    формировать и оформлять конфиденциальные дела;
    организовывать и вести конфиденциальное делопроизводство, в том числе с использованием вычислительной техники;
    использовать системы электронного документооборота.

    3) знать:


    правовые основы защиты конфиденциальной информации по видам тайны;
    порядок лицензирования деятельности по технической защите конфиденциальной информации;
    правовые основы деятельности подразделений защиты информации;
    правовую основу допуска и доступа персонала к защищаемым сведениям;
    правовое регулирование взаимоотношений администрации и персонала в области защиты информации;
    систему правовой ответственности за утечку информации и утрату носителей информации;
    правовые нормы в области защиты интеллектуальной собственности;
    порядок отнесения информации к разряду конфиденциальной информации;
    порядок разработки, учета, хранения, размножения и уничтожения конфиденциальных документов;
    организацию конфиденциального документооборота;
    технологию работы с конфиденциальными документами;
    организацию электронного документооборота.

    Лекция 2. Терминология делопроизводства. Понятие и структура документооборота


    Основные понятия делопроизводства.
    Три формы организации документооборота.


    нормативно закреплены в стандарте ГОСТ, который представлен как Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст).


    Делопроизводство - Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
    Документ - Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
    Документационное обеспечение (управления), ДОУ - Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
    Документирование - Запись информации на носителе по установленным правилам.
    Электронный документ - Документ, информация которого представлена в электронной форме.
    Документированная информация - Структурированная информация, зафиксированная на носителе.


    Носитель (документированной) информации - Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
    Реквизит документа - Элемент оформления документа.
    Доступ к документу - Возможность и условия получения и использования документа.
    Подписание (документа) - Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
    Подпись - Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
    Электронная подпись - Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.


    Текст документа - Основная содержательная часть документа.
    Документооборот - Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
    Электронный документооборот - Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
    Включение документа в СЭД - Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота
    Метаданные - Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.


    Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) - Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
    Миграция (электронных документов) - Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
    Регистрация документа - Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
    Электронное дело - Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

    Принципы организации документооборота:


    централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов;
    максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
    маршрутизация отдельных видов документов;
    однократность регистрации документов;
    организация предварительного рассмотрения документов;
    вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
    исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками;
    снижение уровня подписания документов.

    Формы организации работы с документами


    Централизованная

    форма

      предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив


    Децентрализованная

    форма

      характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.


    Смешанная

    форма

      самая распространенная форма организации, при которой часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.


    Современный документооборот организации формируется в результате организованного “слияния” трех самостоятельных информационных потоков, по которым “путешествуют” внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.
    Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток — перемещение документов внутри предприятия


    К внутренним документам относят документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов.
    Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.

    Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:


    1. Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).
    2. Разработка проекта документа.
    3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами.
    4. Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.
    5. Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение.
    6. Тиражирование и регистрация документа.
    7. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до исполнителей).
    8. Исполнение и контроль исполнения документа.
    9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.
    10. Помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним (включая передачу документа в другое подразделение или службу организации, а также его отправку за ее пределы), текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

    Входящие документы — это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи.

    Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:


    1. Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.
    2. Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).
    3. Регистрация.
    4. Подготовка на доклад (разметка, укладка).
    5. Рассмотрение, оформление резолюций.
    6. Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.
    7. Отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц, включая кадровую службу предприятия).
    8. Исполнение и контроль исполнения документа.
    9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.
    10. Помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание


    Исходящие документы — это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

    Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:


    1. Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).
    2. Разработка проекта документа.
    3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами.
    4. Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.
    5. Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение.
    6. Тиражирование и регистрация документа.
    7. Упаковка и отправка (рассылка) документа.
    8. Помещение второго экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

    В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов.


    Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.
    Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
    Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения.



    написать администратору сайта