Главная страница
Навигация по странице:

  • Примечание

  • Имя функции(<аргумент1; аргумент2; аргумент3 и т.д.)

  • Вставка|Функция


  • ДЕЛ/0

  • ЧИСЛО!

  • Рабочий лист

  • Методичка по Excel (Осипова, Сметкина). Введение Основы работы в Microsoft Excel


    Скачать 1.74 Mb.
    НазваниеВведение Основы работы в Microsoft Excel
    АнкорМетодичка по Excel (Осипова, Сметкина).doc
    Дата13.03.2017
    Размер1.74 Mb.
    Формат файлаdoc
    Имя файлаМетодичка по Excel (Осипова, Сметкина).doc
    ТипДокументы
    #3738
    КатегорияИнформатика. Вычислительная техника
    страница1 из 19
      1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19



    Введение

    Основы работы в Microsoft Excel


    Программный продукт Excel, разработанный фирмой Microsoft, является популярным средством для работы с электронными таблицами. Функциональные возможности и вычислительные средства Excel позволяют решать многие инженерные и экономические задачи, представляя данные не только в табличном, но и в графическом виде.

    Excel функционирует в операционной среде Windows, поэтому, работая с ним, можно реализовывать любые возможности Windows: сворачивать и разворачивать окна, использовать кнопки пиктограмм, работать одновременно с несколькими документами и т.п.

    После запуска Excel на экране появляется окно, состоящее из нескольких элементов:


    Строка

    формул

    Рабочий

    лист


    Строка меню

    Пользовательская

    панель

    инструментов





    Выделить весь лист

    Поле имени

    Заголовки столбцов

    Заголовки строк

    Кнопки прокрутки ярлычков

    Ярлычки

    рабочих

    листов


    Строка

    состояния


    Полосы

    прокрутки



    • строки заголовка, содержащего имя программы, предлагаемого названия файла, стандартных кнопок Windows;

    • строки меню, содержащего пункты главного меню.

    Примечание. Кроме главного меню, Excel содержит так называемые контекстныеменю, содержащие наиболее употребляемые команды для работы с ячейками, диаграммами или другими объектами.

    Контекстное меню активизируется нажатием ПРАВОЙ кнопки мыши (или Shift + F10). Для выхода из контекстного меню нужно щелкнуть кнопкой мыши вне его или нажать Esc;

    • панелей инструментов (пиктограмм), состав которых может определить сам пользователь с помощью пункта меню Вид|Панели инструментов;

    • строки формул, отображающей вводимую информацию;

    • линеек прокрутки (вертикальной и горизонтальной), позволяющих работать с большими таблицами;

    • строки состояния, отражающей информацию о текущем состоянии и результатах выполняемых операций Excel.



    Типы данных, используемых в Excel



    Excel использует два основных типа данных:

    • текст, то есть последовательность символов (при вводе они автоматически выравниваются по левому краю ячейки);

    • числа, различая их как числовые константы, формулы, встроенные функции или даты. При вводе чисел Excel автоматически выравнивает их по правому краю ячейки и производит над ними необходимые пользователю вычисления.

    Данные текстового типа используются, как правило, для обозначения названий таблиц, заголовков столбцов, текстовой информации в строках и столбцах, а также для комментариев.

    Данные числового типа используются для числовых величин (или ссылок на соответствующие ячейки) и связывающих их арифметических операций.

    Например, данными числового типа в Excel являются следующие выражения:

    • =46+55;

    • =200*В5;

    • =А7/В4.

    Ввод формулы всегда начинается со знака «равно» ( = ) или «плюс» (+).
    Примечания:

    • В ячейке, содержащей формулу (по умолчанию), виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной.

    • Excel вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы, ссылающееся на данную формулу.

    • Если результат вычислений не помещается в ячейке таблицы, Excel может вывести на экран последовательность символов «#######», говорящую о том, что необходимо увеличить ширину столбца.

    • При вводе десятичных чисел используется запятая (,) в качестве десятичного разделителя.

    Функции Excel – это заранее определенные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других областях деятельности. Они сгруппированы по категориям и имеют одинаковый синтаксис: имя функции и ее аргументы.

    Функции задаются с помощью математических и других формул, в соответствии с которыми выполняются вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Синтаксис встроенных функций достаточно прост:

    Имя функции(<аргумент1; аргумент2; аргумент3 и т.д.), где:

    Имя функции показывает, о каких вычислениях идет речь. Примеры имен функции – СУММ, СРЗНАЧ и др.

    Аргументы – значения, которые функция использует, вычисляя результат. Аргументы перечисляются в скобках следом за именем функции. В качестве аргументов могут выступать числовые значения, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки, дата/время, а также другие функции и формулы. В Excel различают обязательные (которые всегда нужно задавать) и необязательные аргументы. Отдельные аргументы разделяются символом «точка с запятой» (;).

    Результат – значение, полученное при вычислении функции.

    Многие математические операции в Excel производятся с использованием встроенных функций.

    Функции могут быть выбраны из списка функций с помощью меню Вставка|Функция или с помощью нажатия пиктограммы fx на стандартной панели инструментов с соответствующим выбором необходимой функции.

    После выбора требуемой функции подключается Мастер функций, позволяющий пользователю пошагово заполнять ее аргументы.

    Функции в Excel подразделяются на следующие основные группы:

    • Математические, арифметические и тригонометрические функции.

    • Функции для работы с датами и временем.

    • Финансовые функции.

    • Логические функции.

    • Функции для работы со ссылками и массивами.

    • Функции для работы с базами данных.

    • Статистические функции.

    • Текстовые функции и др.



    Математические и тригонометрические функции используются для выполнения вычислительных операций (вычитания, сложения, умножения, деления), а также возведения в степень, округления, логарифмических вычислений, операций над случайными числами и подсчета количества. В группу тригонометрических функций объединены прямые и обратные тригонометрические функции.

    Функции для работы с датой и временем позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах. Значения даты и времени сохраняются и обрабатываются программой как числа. Начальной датой является 1 января 1900 г. Ей соответствует целое значение 1. Каждый следующий день представлен целочисленным значением, на единицу больше значения предыдущей даты.

    Финансовые функции решают в основном задачи расчета амортизации и определения процентов по займам и инвестициям, а также анализируют операции с ценными бумагами. Оперируя этими функциями, можно определить такие показатели, как текущая стоимость инвестиций, доходность ценных бумаг и прочие.

    Логические функции оперируют с логическими значениями и результат их также представляет собой логическое значение – ИСТИНА или ЛОЖЬ.

    Функции для работы со ссылками и массивами данных используют в качестве аргумента массив данных. Применяются для поиска в списках или таблицах, а также для нахождения ссылки к ячейке.

    Функции для работы с базами данных применяются для работы с базами данных (списками) и таблицами с соответствующей структурой данных. С помощью этих функций можно выполнять анализ данных рабочего листа.

    Статистические функции позволяют решать множество различных задач как сложных профессиональных, так и простых, например определение арифметического среднего.

    Текстовые функции используются при работе с текстом, позволяют искать, заменять или объединять определенные последовательности символов, а также подсчитывать количество символов и многое другое.

    Десять последних функций, применяемых пользователем, Excel автоматически группирует в категорию «10 недавно использовавшихся».

    Диагностика ошибок в формулах Excel



    Если Excel не может выполнить обработку формулы в ячейке и вывести результат, то он генерирует сообщение об ошибке и выводит его в данной ячейке (вместо самой формулы или ее результата). Сообщение об ошибке всегда начинается со знака «#».

    Сообщения об ошибках в Excel могут принадлежать к одному из 8 типов:

    • ######

    • #ЗНАЧ!

    • #ДЕЛ/0!

    • #ИМЯ?

    • #Н/Д

    • #ССЫЛКА!

    • #ЧИСЛО!

    • #ПУСТО!

    Как правило, ошибка ###### возникает, когда полученный результат не умещается в ячейке. В этом случае необходимо увеличить ширину столбца.

    Ошибка #ЗНАЧ! возникает, когда используется недопустимый тип аргумента, например, пользователь пытается сложить текстовое и числовое значение.

    Ошибка #ДЕЛ/0 появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль.

    Сообщение об ошибке типа #ИМЯ? появляется, когда Excel не может найти имя, используемое в формуле. Например, такая ситуация возникнет, если:

      • при наборе имени произошла опечатка;

      • текст ошибочно не был заключен в двойные кавычки;

      • в ссылке на диапазон ячеек пропущен знак двоеточия (:).

    Ошибка #Н/Д является сокращением термина «Неопределенные Данные».

    Ошибка #ССЫЛКА! появляется, когда при ссылке на ячейку указывается недопустимый адрес.

    Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО! возникает в том случае, когда в формуле задан неприемлемый аргумент для функции.

    Сообщение об ошибке типа #ПУСТО! появляется, когда используется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон, например, задано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек.

    Ввод и обработка данных в Excel



    Значительная часть работы в Excel приходится на ввод данных, их редактирование и обработку.

    В ячейку рабочего листа можно вводить число, текст, дату/время или формулу. Ввод всегда происходит в активную ячейку. Место появления вводимых символов указывает мигающий курсор.

    Весь введенный текст и числа отображаются и в строке формул, и в самой ячейке. При вводе формул (по умолчанию) в ячейке отражается результат вычислений, а в строке формул видна сама вводимая формула или функция.

    Пример ввода данных и формул приведен на рисунках:




    При необходимости можно исправить ошибки до фиксации ввода или изменить содержимое ячейки после того, как ввод зафиксирован.

    Форматирование и защита рабочих листов



    Вводимая в ячейки Excel информация может быть отображена на экране различными способами. Для изменения формы отображения и доступа к информации используются средства форматирования и защиты.

    Неправильный формат представления данных может вызвать значительные проблемы, особенно, если у пользователя отсутствует достаточный опыт. Например, если пользователь введет число 0.9, но в качестве десятичного разделителя в настройках компьютера используется запятая, то введенные данные будут восприниматься как текст. Опытный пользователь сразу это заметит, так как обычно по умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа – по правому краю ячейки.

    Форматирование в Excel включает в себя решение следующих вопросов:

    • изменение шрифта, размеров, начертания и цвета символов;

    • выравнивание и изменение ориентации текста и чисел в ячейках;

    • форматирование чисел, дат и времени;

    • форматирование строк и столбцов;

    • создание и использование пользовательских форматов;

    • условное форматирование;

    • защита ячеек, листов и рабочих книг;

    • использование стилей при форматировании;

    • применение автоформатов.


    Большинство операций по форматированию таблиц сосредоточено в пункте меню Формат|Ячейки на соответствующих вкладках, но наиболее употребляемые операции (цвет заливки, цвет шрифта, выравнивание по различным признакам, границы, разрядность и т.п.) выведены в качестве пиктограмм панели инструментов Форматирование.

    Работа с электронными таблицами



    Электронные таблицы в Excel располагаются на рабочих листах рабочих книг, последние из которых представляют собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя, «складывающей» документы. Количество рабочих листов в книге может регулировать пользователь. В рабочие книги можно дополнительно «подшивать» диаграммы, сводные таблицы, различные отчеты и т.п.

    Рабочий лист электронной книги состоит из ячеек, каждая из которых имеет свой адрес: сочетание имени столбца и строки. Столбцы идентифицируются буквами латинского алфавита (А, B, C, D…), а строки – арабскими цифрами (1,2,3…). Ячейка, в которой находится курсор, считается активной, то есть предназначенной для ввода данных.

    Например, адрес F10 говорит о том, что вводимая информация при активной ячейке F10 попадет именно в эту ячейку, а содержимое этой ячейки отразится в строке формул.

    Многие команды Excel позволяют работать с блоками ячеек. Блок ячеек - это прямоугольник, задаваемый координатами противоположных углов, обычно, верхней левой и нижней правой ячеек. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием (:). Например, блок А1:В4 включает в себя ячейки А1, А2, А3, А4, В1, В2, В3 и В4. Выделение блока ячеек осуществляется протаскиванием курсора мыши на нужный диапазон. При этом ячейка, начиная с которой выделяется блок, остается белого цвета, а остальные ячейки затемняются. Но блок ячеек не обязательно может включать смежные ячейки. Для выделения таких ячеек в блоке следует использовать клавишу .

    Ячейкам и блокам для удобства работы можно давать имена.

    Рабочие листы также могут быть переименованы, чтобы лучше отражать смысловое содержание решаемой задачи.

      1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19
    написать администратору сайта