Главная страница

Шишкарева 3.06 РЕД. Введение глава Организация делопроизводства


Скачать 123.13 Kb.
НазваниеВведение глава Организация делопроизводства
Дата11.06.2019
Размер123.13 Kb.
Формат файлаdocx
Имя файлаШишкарева 3.06 РЕД.docx.docx
ТипРеферат
#81295
страница1 из 3
  1   2   3




СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………

Глава 1.Организация делопроизводства…………………………………………..

1.1. Терминология делопроизводства……………………………………………..

1.2 Организация работы с документами………………………………………….

Глава 2 Программное обеспечение для организации делопроизводства……….

2.1.Принципы технологии электронного документооборота…………………...

2.2.Программое обеспечение для создания электронных документов……………………………………….....................................................

2.3.Программное обеспечение для организации процесса делопроизводства…………………………………………………………………..

Глава 3. Программное обеспечение для организации делопроизводства в учреждении…………………………………………………………………………

3.1. Знакомство с организацией ООО «Севертрансресторан»…………………..

3.2. Анализ программного обеспечения учреждения необходимого для организации делопроизводства……………………………………………….

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………….

Приложение 1 (Схема-структура организации)……………………………...

Приложение 2 (Сравнительная таблица возможностей программы Microsoft Office Word и степень их применения)…………………………………………………………………….

Приложение 3 (Сравнительная таблица возможностей программы Microsoft Office Excel и степень их применения)…………………………………………...

Приложение 4 (Сравнительная таблица возможностей программы Microsoft Office Access и степень их применения)………………………………………….

ВВЕДЕНИЕ
Развитие человеческой цивилизации сопровождается увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. В мире ежегодно появляется около 6 миллиардов новых документов, а в архивах хранится уже более 1.3 триллиона различных документов.

В настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде, вся остальная информация хранится на бумаге. Эти цифры и данные говорят о том, что для любого предприятия или организации вопросы автоматизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (далее по тексту CЭД).

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам организации, общественным организациям, всем работающим. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Таким образом, выбранная тема является наиболее важной на сегодняшний день, так как качественное программное обеспечение для организации документооборота - это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений[29].

Объектом данного исследования является организация делопроизводства.

Предметом исследования служит программное обеспечение используемое для организации делопроизводства.

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью применения современных компьютерных технологий для совершенствования процессов документационного обеспечения управления.

Целью дипломной работы является выявить возможности программного обеспечения для организации делопроизводства на примере ООО «Севертрансресторан».

Исходя из поставленной цели, необходимо выполнить ряд задач:

_ Проанализировать организацию делопроизводства;

Дипломная работа состоит из введения, трех основных разделов, заключения, списка литературы, приложений.

Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, цель и содержание поставленной задачи, формулируются объект и предмет исследования, указываются избранные методы исследования, определяется значимость полученных результатов.

В первом разделе дипломной работы рассматриваются теоретические основы организации системы делопроизводства, основные понятия делопроизводства, организация работы с документами.

Во втором разделе рассматривается программное обеспечение для организации делопроизводства, его особенности, преимущества и недостатки, принципы технологии электронного документооборота, практическое применение систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе.

Третий раздел дипломной работы посвящен знакомству с организацией и анализу программного обеспечения общества с ограниченной ответственностью «Севертрансресторан» , необходимого для организации делопроизводства.

В заключении подводятся итоги выполненных работ, итоги анализа информационно-документационного обеспечения объекта исследования и перечисляются предложения по его совершенствованию.

Для получения первичных данных об объекте исследования использовались следующие методы: метод изучения документов, метод наблюдения, метод опроса. Для анализа полученных данных использовались графические и статистические методы.


Глава 1 ораганизация делопроизводства
1.1. Терминология делопроизводства
Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Согласно Федеральному закону № 149 от 27 июля 2006г. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности.

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать и т.д.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей: бумажные и электронные документы.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дает определение, какой документ признается электронным: «электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью или аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.. Главным атрибутом электронного документа, подтверждающим его подлинность, является электронная цифровая подпись.

В принятом в 2011 году Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» под электронной цифровой подписью понимается «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

Можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

- документирование деятельности;

- организация работы с официальными документами.

Главным правилом документооборота является оперативное прохождение документа по наиболее короткому и наиболее простому маршруту, который обеспечивает наименьшие затраты времени. Чёткая организация и быстрое доведение документов до исполнителей (конечных пользователей) приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

Все документы все подразделяются на входящие (поступающие), исходящие (отправляемые) и внутренние документы.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.

Под системой хранения документов подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
1.2. Организация работы с документами
Принято выделять три основных документопотока организации: поступающие (входящие) документы; отправляемые (исходящие) документы; внутренние документы.

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Рассмотрим, как форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота. Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ (документационного обеспечения управления) и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

  1. Подготовка исполнителем проекта документа.

  2. Согласование (визирование) проекта документа.

  3. Доработка проекта документа по замечаниям.

  4. Повторное визирование документа.

  5. Подписание документа руководителем.

  6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

  7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

  8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Порядок рассмотрения движения входящих документов в организации.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

В основе организации документооборота лежит несколько правил.

1. Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства.

Сосредоточение операций по приему и отправке документов в «одних руках» одновременно решает несколько задач:

  • освобождает другие подразделения организаций от выполнения технических операций;

  • повышает эффективность использования средств оргтехники (маркировальных машин, фальцевальных и других используемых при обработке документов). Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью. Например, на этапе подписания документа руководителем, он дважды проходит через его секретаря как представлено в соответствии с рисунком 1:



Рис.1 – Подписание документа руководителем
В данном случае это возвратное движение необходимо, поскольку именно секретарь выполняет функции посредника между руководителем и исполнителем.

2. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителя). Соблюдение данного правила позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение его заместителям и в подразделения, если их руководители наделены соответствующими компетенциями.

3. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, только в нем и регистрируется. Другими словами, каждый документ в организации имеет один регистрационный номер, присвоенный ему в службе ДОУ или в подразделении.

Для рациональной организации документооборота важно, чтобы проект документа визировался только теми должностными лицами, мнение которых необходимо учесть при его подготовке.

Процедура согласования наиболее значимых документов (распорядительных документов, писем, договоров) должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству.

Не менее важным при организации согласования является сокращение времени на визирование.

Не редко на согласование документов уходит до месяца. За это время решение может утратить свою актуальность, что редко снизит его эффективность. Избежать этого можно установив сроки визирования документов в инструкции по делопроизводству

4. Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения. Кроме того, это повышает ответственность должностных лиц за порученный им участок работы.

Делегирование права подписи закрепляется распорядительным документом (приказом, распоряжением), издаваемым руководителем.

Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом. Соответственно, творческих операций – специалистами и руководителями. Этот принцип организации документооборота, к сожалению, часто нарушается. Технические операции (изготовление документов, передача их из одного подразделения в другое и т. д.) часто выполняются самими специалистами, что приводит к неоправданным затратам рабочего времени.

5. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Под документопотоком понимается совокупность документов одного наименования или назначения, движущихся в организации по одному маршруту. Для каждого документопотока устанавливается определенный маршрут. Как правило, в документообороте выделяется три документопотока: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

6. Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов». К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Как правило, их перечень включен в инструкцию по делопроизводству организации (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т. п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Рассмотренные правила рациональной организации документооборота универсальны и должны соблюдаться в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности.
В первой главе рассмотрены теоретические основы организации системы делопроизводства, основные понятия делопроизводства, организация работы с документами, в результате чего пришли к следующим выводам.

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации.  Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков. Соблюдение правил рациональной организации документооборота позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
  1   2   3

написать администратору сайта