Главная страница
Навигация по странице:

  • РЕФЕРАТ по дисциплине «Профессиональные компьютерные программы» ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

  • Выполнил

  • ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. Реферат по дисциплине Профессиональные компьютерные программы


    Скачать 45.13 Kb.
    НазваниеРеферат по дисциплине Профессиональные компьютерные программы
    АнкорЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
    Дата13.02.2020
    Размер45.13 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаreferat_Yapryntseva_K_S (1).docx
    ТипРеферат
    #108360

    Подборка по базе: омега реферат.docx, Практическая работа по дисциплине история.docx, гуднин- реферат аборты.doc, Ситуационные задачи для подготовки по дисциплине сестринское дел, Паркинсон реферат.docx, Реферат по дисциплине физкультура.rtf, Конституционное право реферат.docx, Методические указания для изучения курса Компьютерные сети.doc, Темы для реферата.docx, Практикум по дисциплине «Операционные системы и среды» Методичес.

    Министерство образования и науки Российской Федерации

    Стерлитамакский филиал

    федерального государственного бюджетного

    образовательного учреждения

    высшего образования

    «Башкирский государственный университет»
    Экономический факультет

    Кафедра бухгалтерского учета и аудита

    РЕФЕРАТ

    по дисциплине «Профессиональные компьютерные программы»

    ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ





    Выполнил: студент 4 курса

    экономического факультета

    заочной формы обучения

    группа ZБУАА41

    Япрынцева Карина Сергеевна
    Проверил:

    кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита

    Садыкова Л.Г.


    СТЕРЛИТАМАК–2019

    СОДЕРЖАНИЕ


    ВВЕДЕНИЕ 3

    1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 4

    1.1. Документооборот в мире безбумажных технологий 4

    1.2. Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием 5

    1.4. Корпоративный электронный архив 13

    1.5. Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства. 15

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19

    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 21



    ВВЕДЕНИЕ


    Основной целью данной контрольной работы является раскрытие понятия «системы электронного документооборота». Основой этой системы является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

    Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

    С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

    1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

    1.1. Документооборот в мире безбумажных технологий


    Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

    Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

    Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;

    Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

    Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

    Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

    1.2. Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием


    Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток. Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

    Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

    В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

    Рис. 1 Классификация форм и потока информации в документообороте

    Форма

    документа

    Документопоток

    входящей информации

    внутренних документов

    исходящей

    информации

    Электрон - ные документы

    Сообщения электронной почты

    Факсимильная информация

    Сообщения в корпоративной сети

    Факсы

    Ответы и письма по электронной почте

    Факсимильная информация

    Бумажные документы

    Письма

    Договоры и контракты

    Законодательные акты

    Нормативные документы

    Периодические издания

    Книги

    Реклама

    Анкеты

    Приказы

    Инструкции.

    Отчеты

    Служебные записки

    Командировочные документы

    Бухгалтерские документы

    Письма

    Договоры и контракты

    Пресс – релизы

    Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

    Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

    Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

    Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

    Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.

    Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

    1.3. Системы управления электронным документооборотом

    Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

    • интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;

    • повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

    • уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

    • уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

    • интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

    • создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

    СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

    СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

    • процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

    • процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

    управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

    • Объектом автоматизации являются процессы:

    • создание документов;

    • подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;

    • работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

    Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

    СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик,параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

    Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).

    Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

    Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

    • оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);

    • оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

    • передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

    • реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

    • хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

    • адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

    • поиска и извлечения документов из электронного архива;

    • вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;

    • связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

    Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

    • проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

    потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

    Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

    • создание электронных документов средствами подсистемы;

    • ведение версий (редакций) документов и их авторства;

    • защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

    • электронное визирование документов (электронная подпись);

    • связывание документов в логические группы;

    • организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;

    • допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

    • протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

    • управление маршрутами движения документов;

    • контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

    • передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

    Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

    • средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

    • средства для создания электронных документов;

    • средства для организации и работы с электронным архивом;

    • технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

    • технологические средства, ориентированные на управление документами;

    • инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

    Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

    Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.

    Рассмотрим организационно – функциональные особенности основных подсистем, ориентируясь на решения и предложения фирмы «Интеллектуальные технологии» (Cognitive Technologies) – одного из лидеров на российском рынке по технологиям создания СУЭД и распознавания образов.

    1.4. Корпоративный электронный архив


    Функциональные возможности подсистемы «Электронный архив», предлагаемой фирмой «Интеллектуальные технологии», соответствуют приведенным выше требованиям. Рассматриваемое решение выполнено в архитектуре «клиент - сервер» и ориентировано на использование оборудования, изготовленного согласно промышленным стандартам. Решение масштабируемом и предполагает простую адаптацию к требованиям как по быстродействию, так и по количеству рабочих мест для ввода и поиска документов. Оно не накладывает никаких ограничений на формат документов, предусматривает обработку разнородных документов, хранение в одном архиве информации различного типа (например, технической документации, финансовых отчетов, документов и т.д.).

    Основные преимущества предлагаемого решения заключаются в полной автоматизации следующих операций:

    • получение электронного образа документа (сканирование);

    • распознавание текста изображения документа (OCR - распознавание);

    • морфологического анализа (нормализация) текста документа;

    • полнотекстового индексирования текстовой информации в документе;

    • классификации, аннотирования и создания регистрационной карточки документа;

    • поиска и выборки электронного образа документа по значению его регистрационных атрибутов либо по текстовому содержанию.

    • Участие оператора требуется только на этапах формирования атрибутов и получения текста документа при использовании OCR – распознавания, если требуется редакторская правка распознанного текста. Выбор операций для конкретной реализации системы зависит от технологической цепочки при работе с разными типами документов.

    • Предлагаемая система предоставляет также дополнительные возможности:

    • разграничение доступа пользователей к документам на основе механизма привилегий;

    • ручное задание атрибутов документа в процессе его регистрации в системе.

    В качестве программного обеспечения сервера баз данных можно использовать сервер баз данных ORACLE7 SERVER фирмы oracle или другие типы развитых СУБД. Продукты этой фирмы вместе с услугами по техническому обслуживанию, обучению, консультированию и системной интеграции являются основой интегрированной, открытой, переносимой среды разработки приложений. Реализуя подход к проектированию на основе визульного моделирования объектов и автоматизируя все этапы жизни приложения, эти средства обеспечивают высокую производительность разработчиков и создание приложений в архитектуре «клиент - сервер”».

    Сервер приложений подсистемы «Электронный архив» реализует выполнение основных функций, перечисленных выше при рассмотрении требований к системе, включая разграничение доступа и защиту информации от несанкционированного доступа.На каждый документ в электронном архиве заполняется регистрационная карточка. Набор атрибутов в карточке для различных типов документов может различаться. Документ хранится в базе данных в виде совокупности своих представлений, например графического образа и текстового представления. Графический образ может быть получен в результате сканирования исходного документа в виде файла в одном из стандартных графических форматов. Текстовое представление может быть получено в результате распознавания текста отсканированного документа.

    Подсистема доступа реализована в виде ПО для поиска, просмотра, выборки и печати документов из архива. Поиск можно выполнять как по тексту, имеющемуся на документе, так и по значению регистрационных атрибутов.

    Выбор платформы во многом определяется требованиями к производительности системы. В настоящее время широкое применение получили многопроцессорные платформы с наращиваемой производительностью (за счет увеличения количества процессоров) с использованием операционных систем UNIX или Windows NT, которые поддерживают многопроцессорную архитектуру.

    1.5. Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства.


    Информационно – поисковые технологии представлены в рассматриваемом комплексе подсистемой поиска и воспроизведения. В системе предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование

    Индексирование документов означает:

    • реквизитную индексацию;

    • ручное управление структурами хранения документов;

    • настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве;

    • автоматическую полнотекстовую индексацию документов;

    • автоматическое распознавание формата файла электронного документа;

    • индексацию текста документа сразу при его вводе;

    • морфологический анализ индексируемых текстов для приведения помещаемых в индекс слов к канонической форме (нормализация текста в индексе);

    • наличие стоп – словарей при полнотекстовой индексации и обеспечение их настройки;

    • выделение из текста сложных (составных) терминов и понятий;

    • поддержку и настройку словарей и тезауруса;

    • технологию реквизитной разметки документов;

    • настройку набора реквизитов;

    • возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический);

    • интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов.

    Хранение документов включает в себя возможность:

    • работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт – дисков для хранения больших объемов информации;

    • управление внешними носителями;

    • хранение электронных документов произвольного формата, аннотированных текстов, по которым производится поиск;

    • хранения в системе для каждой страницы как исходного изображения, так и распознанного текста.

    Поиск предусматривает:

    • наличие стандартного языка запросов к БД;

    • реквизитный поиск документов;

    • полнотекстовый поиск, точность поиска;

    • поиск по именам документов и аннотациям;

    • формирование сложных запросов с использованием логических операций;

    • контекстный поиск и меру близости слов при поиске;

    • адекватность результата поиска запросу;

    • морфологический анализ при построении запроса;

    • возможность работы с системой удаленных пользователей.

    Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

    Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из – за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей. Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем случае он, как правило, является результатом использования OCR – технологий.

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ


    Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов

    Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ


    1. Распределительная система управления документами эпохи WEB – технологий 2001г

    2. Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив Кобелькова Л.А. Отеч. архив. – 2004 г. – Рус.

    3. Интернет – документ как объект архивного хранения. Боброва Е.В. Инф. бюл. Ассоц. «История и компьютер». 2000 Рус.

    4. Электронные документы и архивы: теория и практика Юмин И.Ф. Оте. арх. – 2005г.

    5. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 2003г.

    6. Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб. и др.: БХВ, 2005г.

    7. Гражданско – правовое регулирование банковской деятельности: Учеб. пособие В. А. Белов 2006г.

    8. Системы управления и информационные технологии: Межвузов. сб. науч. тр.Воронеж. Гос. техн. ун – т; Науч. ред. С. Л. Подвальные. – Воронеж: Из-во Воронеж Гос. техн. ун – т., 2006г.


    написать администратору сайта