Главная страница
Навигация по странице:

  • ЛЕКЦИЯ 1 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ Документ и его характеристики Под документом

  • Документы необходимы для

  • Сохранять созданные документы необходимо для

  • Документ имеет содержание, контекст и структуру.

  • Управление документами Управление

  • К управлению документами относятся

  • Деятельность в области управления документами

  • Ответственность и полномочия по управлению документами

  • Система управления документами

  • Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами


    Скачать 1.66 Mb.
    НазваниеЛекция 1 основные понятия управления документами
    АнкорДокументационное обеспечение (Лекции).doc
    Дата28.01.2017
    Размер1.66 Mb.
    Формат файлаdoc
    Имя файлаДокументационное обеспечение (Лекции).doc
    ТипЛекция
    #507
    КатегорияЮриспруденция. Право
    страница1 из 28
      1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   28


    Введениее

    Изменения в принципах функционирования экономики стра­ны, произошедшие в последние 10—15 лет, коснулись не только собственно производственных и экономических процессов, но и существенным образом отразились на методах и технологиях управления ими, организации соответствующего информацион­ного обеспечения. По указанным причинам та область управлен­ческой деятельности, которая связана с подготовкой, обработкой и использованием документов (документационное обеспечение управления), также должна была претерпеть объективно необхо­димые изменения как в части методологии, так и в сфере методи­ческой поддержки конкретных практических действий по работе с документами.

    В этом отношении своевременными были принятие и реализа­ция решения о разработке и введении в действие национального стандарта ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Положения этого стандарта являются методологической основой создания и эффективного применения систем управления доку­ментами безотносительно к конкретным условиям реализации обеспечиваемой управленческой деятельности и используемых технологий обработки документов вне зависимости от видов но­сителей и форм представления информации.

    Кроме того, существенное влияние на организацию докумен-тационного обеспечения управления оказало интенсивное разви­тие компьютерных и телекоммуникационных систем и техноло­гий.

    С учетом этого возникла необходимость подготовки учебника, материал которого отражал бы указанные изменения в методоло­гическом и технико-технологическом обеспечении работы с доку­ментами.

    Материал учебника дополнен компьютерными тестами по каж­дому крупному разделу, особенности использования которых опи­саны в приложении. Тестирующая программа и тесты находятся на прилагаемом к учебнику диске.


    з

    ЛЕКЦИЯ 1

    1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

    Документ и его характеристики

    Под документом понимается зафиксированная на материаль­ном носителе идентифицируемая информация, созданная, полу­ченная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или де­ловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой доку­мента является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличи­ем соответствующих реквизитов.

    Документы содержат информацию, являющуюся одним из ви­дов ресурсов организации (наряду с материальными, финансо­выми, кадровыми и др.), обеспечивающих возможность реализа­ции управленческой деятельности. Документы необходимы для:

    • осуществления эффективной и упорядоченной деятельно­сти организации, подразумевающей необходимую ответ­ственность;

    • формирования и документального фиксирования органи­зационных и управленческих решений;

    • обеспечения согласованности управленческой и админи­стративной деятельности;

    • обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;

    • соблюдения требований нормативно-правовых актов, регу­лирующих сферу деятельности организации во всех ее про­явлениях;

    • обеспечения защиты и поддержки при возможных судеб­ных разбирательствах, связанных с деятельностью органи­зации;

    • защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;

    • обеспечения и документального фиксирования достиже­ний и разработок и соответствующих прав на интеллекту­альную собственность организации и ее сотрудников;

    • документального фиксирования доказательств осуществле­ния деловой, личной и общественной деятельности орга­низации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отли­чительных особенностях;

    • формирования и сохранения корпоративной, индивидуаль­ной памяти, памяти общества.

    Законодательно установлено, что документы и массивы доку­ментов, будучи информационными ресурсами, являются объекта­ми отношений физических, юридических лиц, государства и защи­щаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, доку­ментирование информации — это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы.

    Сохранять созданные документы необходимо для:

    а) обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценкиих будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:

    • сохранения информации о принятых в прошлом и настоя­щих управленческих решениях и реализуемых видах дея­тельности (как части корпоративной памяти) в целях ин­формационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;

    • сохранения доказательств прошлой и настоящей деятель­ности для соблюдения подотчетности;

    б) соответствия требованиям нормативно-правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрениянормативной базы, применимой к управлению документами с учетоособенностей деятельности организации;

    в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:

    • идентификации обоснованных законом интересов, кото­рые заинтересованные лица (сотрудники, деловые парт­неры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении со­хранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтере­сованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подот­четности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);

    • идентификации и оценки правовых, финансовых, полити­ческих, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;

    • соблюдения законодательно обоснованных требований со­ответствующей архивной организации.

    Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблю­дения требований нормативно-правовых актов и обеспечения не­обходимой подотчетности организации должны создавать и сохра­нять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать их целостность в течение требуемо­го времени.

    Документ считается аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует досто­верность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозна­чено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «под­линный документ».

    Достоверным (надежным) является документ, содержание ко­торого можно считать полным и точным представлением отобра­жаемых решений, деятельности или фактов и который как след­ствие безусловно может быть использован в последующих реше­ниях или деятельности.

    Целостность документа определяется его полнотой и неизмен­ностью.

    Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроиз­ведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.

    Документ имеет содержание, контекст и структуру.

    Содержание {контент) — это фактическая информация доку­мента, фиксирующая факты, решения, деятельность.

    Структура — это внешний вид и расположение частей содер­жания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, при­мечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).

    Контекст {внешняя среда) — это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи докумен­та с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата со­здания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создате­ле), об использовании документа (кем, когда, почему).

    Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат дан­ные, связанные с управлением документами. Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформле­ния) документа, но и данные, сопровождающие документ (напри­мер, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).

    Различаются метаданные о: самом документе; принципах и пра­вилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в про­цессе управления и документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах докумен­тационного обеспечения управления.

    Управление документами

    Управление документами определяется как область деятельно­сти, включающая эффективный и систематический контроль со­здания, получения, сохранения, использования и отбора (переда­чи) документов, в том числе процессы включения в систему и со­хранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.

    К управлению документами относятся:

    • принятие основных организационных положений, направ­лений развития и стандартов в сфере управления докумен­тами;

    • распределение ответственности и полномочий по управле­нию документами в организации;

    • установление и распространение детальных процедур и ру­ководящих указаний по управлению документами;

    • предоставление услуг, относящихся к управлению доку­ментами и использованию документов (в целях удовлетво­рения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);

    • проектирование, внедрение и администрирование специа­лизированных систем для управления документами;

    • интегрирование управления документами в управленче­ские системы и процессы.

    Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики, а также на проекти­ровании и внедрении систем управления документами в соответ­ствии с потребностями организации и требованиями нормативно-правовых актов.

    Стратегия управления документами в организации должна со­держать как стратегию документирования деятельности организа­ции (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответству­ющей системы управления документами.

    Организации следует устанавливать, документально фиксиро­вать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и прак­тику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходи­мые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.

    Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами долж­ны иметь результатом официальные документы, обладающие ау­тентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.

    Деятельность в области управления документами

    Организации должны определять и документально фиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Цель этого — создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятель­ность в течение необходимого времени. Организации необходимо обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях.

    Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами долж­ны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Следует распределить ответственность за их соблюдение.

    Упомянутые компоненты организации управления документа­ми разрабатываются на основе анализа управленческой деятель­ности. В них определяются области, в которых нормативно-пра­вовые акты, стандарты и практические рекомендации в наиболь­шей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организацию управления документами необходимо ре­гулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности.

    Ответственность и полномочия по управлению документами

    Управление документами осуществляется как работниками, управляющими документами, так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость определить ответствен­ность в отношении документов и распределить ее между отдель­ными сотрудниками организации.

    Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организа­ции:

    • управляющие документами;

    • специалисты в области информационных систем и техно­логий;

    • руководство организации;

    • руководители подразделений;

    • системные администраторы;

    • другие сотрудники, для которых создание документов яв­ляется частью их работы.

    Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требует­ся для того, чтобы в случае определения конкретной необходимо­сти создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответствен за осуществление соответствующих действий.

    Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами является раз­работка и реализация системы правил по управлению документа­ми. Правила:

    • требуют от сотрудников создания документов в соответ­ствии с управленческими потребностями и процессами,

    т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую деятельность, в которой они участвуют;

    • гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;

    • гарантируют обеспечение сохранности документов в тече­ние всего периода их полезного применения не только са­мой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудито­ры);

    • гарантируют, что документы уничтожаются или передают­ся на хранение только в соответствии с установленной про­цедурой.

    Ответственность по управлению документами включает следу­ющие положения:

    • особая ответственность и подотчетность в области управле­ния документами возлагается на руководящее лицо, обла­дающее необходимыми полномочиями внутри организа­ции;

    • ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных поло­жений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;

    • специалисты в области управления документами ответст­венны за все компоненты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранение доку­ментных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управ­лению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;

    • системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и исполь­зовании персоналом организации содержали точную ин­формацию, были доступными и удобочитаемыми;

    • все сотрудники организации ответственны и подотчетны за создание и сохранение целостных, достоверных, аутентич­ных, пригодных для использования документов, отража­ющих их деятельность.

    Таким образом, высшее руководство организации несет наи­большую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управ­ления документами во всей организации.

    Специалисты по управлению документами устанавливают в ор­ганизации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управле­ния документРуководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы их сотрудники осуществляли создание и хранение докумен­тов, что является неотъемлемой частью их работы, в соответствии с установленными процедурами и стандартами.

    Все сотрудники организации, которые создают, получают и хра­нят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. И если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соот­ветствующих процедур и стандартов.

    Система управления документами

    Управление документами в организации должно включать со­здание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими про­цессами.

    Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название «документная система» или «система управления доку­ментами» и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

    Система управления документами должна обладать следу­ющими свойствами:

    • обеспечение аутентичности, надежности, целостности до­кументов, а также их пригодности для использования;

    • обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять созда­ние, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;

    • обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;

    • обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);

    Система управления документами должна реализовывать сле­дующие функции:

    • включение документов в систему управления документами;

    • регистрацию;

    • классификацию;

    • доступ и защиту;

    • хранение и обеспечение сохранности документов;

    • использование документов, контроль их движения и ис­пользования;

    • экспертизу ценности документов;

    • отбор (передача) документов на хранение или уничтоже­ние.

    Создание и применение систем управления документами, от­вечающих управленческим потребностям и нормативным требо­ваниям, может включать:

    • проектирование систем управления документами;

    • документирование систем;

    • обучение сотрудников организации;

    • преобразование документов в новые системы управления документами;

    • установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;

    • определение сроков хранения документов, имеющих дли­тельную ценность.

    При принятии решений, связанных с проектированием и внед­рением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.

    При создании и применении систем управления документами необходимо учитывать следующие требования, определяющие, что система должна:

    • обладать функциональными характеристиками, позволяю­щими выполнять и поддерживать процессы управления до­кументами;

    • обеспечивать документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фикси­рование всех операций, произведенных с отдельным доку­ментом или связанных с конкретным документом;

    • обеспечивать присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле стату­са, связях с другими документами (так называемых мета­данных);

    • обеспечивать ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производи­мые с отдельным документом действия;

    • обеспечивать надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;

    • обеспечивать неизменность свойств документов (аутентич­ность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хране­ния и представления, переход на новую программно-аппа­ратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функциони­рования;

    • обеспечивать своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;

    • обеспечивать эффективные процедуры хранения и, при не­обходимости, уничтожения документов.

      1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   28
    написать администратору сайта